Microsoft 365

Es gehört dem Betrieb, nicht dem Konto, auf das es angelegt wurde.

Microsoft 365 haben inzwischen fast alle. Eingerichtet ist es selten — meist wurde es gekauft, weil Mail gebraucht wurde, und der Rest ist seitdem so geblieben.

Die Probe, an der es sich zeigt

Ein Mitarbeiter kündigt. Was passiert mit seinem Postfach, seinen Dateien, den Terminen, den Zugängen, die auf ihn liefen?

In einem eingerichteten System ist das eine Sache von Minuten: Zugriff entziehen, Postfach umleiten, Dateien bleiben da, wo sie hingehören. In einem gewachsenen System beginnt jetzt die Suche — nach dem Kennwort, nach den Dateien, die auf seinem Rechner lagen, nach dem Konto, auf das die Lizenzen laufen.

Derselbe Test funktioniert mit anderen Fragen: Was passiert, wenn ein Laptop verloren geht? Wenn jemand ein Kennwort verrät? Wenn zwei Leute dieselbe Datei bearbeitet haben?

Was wir einrichten

Ablage, die dem Betrieb gehört. Dateien liegen an einer Stelle, mit Rechten je Abteilung oder Projekt — nicht in persönlichen Ordnern, deren Inhalt niemand kennt.

Konten und Rechte mit System. Ein Weg, wie jemand hinzukommt, und einer, wie er wieder herausgeht. Beides dokumentiert, damit es auch der Kollege kann.

Zweiter Faktor. Ein Postfach mit Zugang aus dem ganzen Internet und nur einem Kennwort davor ist die häufigste offene Tür überhaupt.

Eine eigene Sicherung. Das ist der Punkt, der am meisten überrascht: Microsoft betreibt die Plattform, sichert aber nicht deine Daten gegen versehentliches Löschen oder Verschlüsselung. Wer Postfächer und Dateien zurückholen können will, braucht dafür eine eigene Lösung — siehe Backup und Wiederherstellung.

Lizenzen

Wir sehen uns an, was tatsächlich gebraucht wird. In fast jedem Bestand finden sich Lizenzen für Menschen, die nicht mehr da sind, oder eine Stufe, die niemand nutzt. Das ist selten die große Ersparnis, aber es ist Geld, das jeden Monat abfließt.